1. 거래문서의 정의
거래문서는 기업간에 서로 업무관계로 주고받는 문서를 말한다. 거래문서의 유형에는 통상적 문서와 특수한 문서가 있다.
가) 통상적 문서 : 통지, 조회, 회답, 의뢰, 발주, 견적 송부, 청구, 결재 등 평소 거래시에 빈번하게 주고 받는 문서
나) 특수한 문서 : 독촉, 항의, 사과 등 어떤 원인에 의해 발생하는 문제의 처리 목적으로 작성되는 문서
2. 거래문서의 작성 요령
1. 전달하고자 하는 뜻을 정확하게 전달한다. (내용과 취지를 명확하게 언급한다.)
2. 날짜, 금액, 수량, 소재지, 전화번호, 품목번호 등 숫자는 확인을 거친 후 정확히 쓴다.
3. 핵심 사항은 선이나 기호, 부호를 활용하여 정리한다.
4. 인사말은 간결하면서도 상대방에게 호감을 줄 수 있는 단어를 선택한다.
5. 상황에 맞게 효율성을 고려한다.
6. 주문서의 경우 조건, 즉 품명, 품질, 규격, 수량, 가격, 납기, 납입방법, 납품장소, 지급조건 기타 요구 사항을 분명하게 쓴다.
7. 복사본을 보관한다. |
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